1. 目前Workspace Studio需要有Workspace的AI Pro帳號可使用
2. 網域管理者需開啟Gemini AI的功能，使用者也須要滿18歲的限制
3. 目前只有英文界面，但指令和內容可以輸入繁體中文
經常使用AI工作的夥伴們應該對整合Google生態系的Gemini不陌生
知道Gemini可以整合Gmail協助我們撰寫信件草稿
知道Gemini可以整合Google日曆新增/編輯行程
知道Gemini可以整合Slide協助我們製作簡報
知道Gemini可以整合Drive雲端硬碟協助我們進行檔案管理...
但~老師們有沒有想過如果哪天這些一個一個單一的工作
能夠透過AI的自動化一個一個的串接起來自己完成一連串的工作流
試想一下，也許在你收到某封郵件後，可以自動的幫你完成回復草稿
然後又可以幫你將郵件內容登載行事曆、或者是將附件自動彙整至雲端硬碟...等
以前可能需要分好幾個動作來請AI幫我們執行...
現在只要收到信件後，接下來的所有動作Workspace Studio都會幫我們自動完成
所以今天要跟大家介紹的，就是 「Google Workspace Studio」（之前叫做Flow）
簡單來說，它不是一個單純的AI機器人，它是一個可以讓你「不寫程式、只用動腦思考流程」
就能指揮 Gmail、Drive、Docs...等互相合作的自動化 AI 代理人（AI Agents）喔！
如果學校的Workspace有購買AI Pro帳號的話
要進入Workspace Studio有2種方式：
- 開啟Gmail，在右上方找到Workspace Studio的圖示點擊開啟側邊欄可以看到已經建立的自動化流程，點擊下方的Do more in Studio就可以開啟Workspace Studio的網頁來使用
- 直接Google "Workapce Studio"，或點擊https://studio.workspace.google.com/進入頁面
↓點擊後就可以看到Workspace Studio的整個網頁↓
就可以知道Workspace Studio是在幫助我們自動化完成我們的工作流程
也可以發現在首頁的地方提供相關的範例直接給我們使用...
目前有提供幾個大類別：電子郵件類（Email boosters）、會議效率類（Better meetings）、任務行動類（Tasks and action items）、客戶聯繫類（Customer connections）、日常使用類（Everyday essentials）
最厲害的地方是我們可以直接描述想要執行的工作來請Gemini幫我們建立工作流程喔！
如果真的不知道怎麼開始的話，建議大家可以直接點選下方的範例來使用
例如我現在選擇了“Get a daily summary of unread emails”這個項目
點進去之後就可以發現Studio已經幫我們建立好一個簡單的3個流程步驟
第一步是觸發的時間點、第二步是透過Gemini分析我們Gmail中的未讀信件並且彙整摘要、第三步是在Google Chat當中通知我們。
每個步驟都可以點擊進去在右欄來進行細部的設定
當我們設定完成後，可以在下方看到“Turn On”來執行這個自動化的流程
也可以點選“Test Run”先來測試這個流程能不能正常執行喔！
我是學校的行政人員，我要蒐集學校老師參與數位精進方案A3數位素養的研習證書
我請學校的老師將證書的PDF檔寄到我的信箱方便我蒐集（不要用截圖的畫質差）
然後收到信件後，我要把老師們信件的PDF檔統一彙整到一個雲端硬碟的資料夾中
並且在我的Google試算表中填上老師們的姓名資訊方便我事後彙整名單
如果收信成功就發個Chat通知告訴我自己有信件寄進來並且擬好回信的Gmail信件草稿
之後再建立一個Tasks告知我要記得回信給那位老師（因Studio目前無法自動寄信）
如果信件的附檔不是PDF檔沒附件的話，擬好回信的信件草稿請老師重新寄送信件
那麼根據以上的情境，我該如何使用Workspace來建立這個工作流呢？
我們可以從首頁左上角的“十”按鈕來新增一個空白的工作流程
接下來因為根據我的情境，我需要在收到信件的時候判斷信件的主旨是否是我需要的
所以我的觸發條件會從“When I get an email”開始...
大家可以看到點擊之後，右方可以看到下面的這些設定（文字部份供參考）
那因為我要針對老師們寄給我的A3數位素養研習的信件，所以我在主旨以及內容新增關鍵字
接下來我們再來看看當這封信件寄到我的信箱之後，就會觸發了我們的這個事件
所以接下來要設定觸發之後會執行的動作，當我們點了“Choose a step”之後
可以發現能夠選擇的動作主要分為幾大類（請參考下圖）
接下來，我們就按照我上面的使用情境來完成這個自動化的工作流吧！
一、判斷該封信件的附檔是否為PDF檔，這個部份我們可以請Gemini來幫我們進行條件判斷，所以我在這個步驟加入了“AI skills”裡的“Decide”來請Gemini幫我們判斷郵件的附件類型是否為PDF檔（在提示詞的部份我們可以點擊“十Variables”帶入之前Gmail的各項欄位，例如我可以選擇Email attachments File type提取信件的附件檔案類型請Gemini來判斷）
二、接下來在Gemini幫我們判斷完後，如果條件成立/不成立的話，我們要執行之後的工作流程，所以在上一個步驟完成後，我們要加入一個“Check if”的判斷流程，設定當上個步驟的判斷成立的話，再來設定接下來的工作流程
三、接下來，當信件符合我們的設定後，我們要先把信件的附件檔案加到我們的雲端硬碟中，方便未來做歸納整理，所以我新增了一個雲端硬碟中的“Add email attachments to Drive”功能，讓Workspace Studio將信件的附件檔案複製一份到我們指定的雲端硬碟資料夾中
四、接下來，我們要撰寫一份郵件的草稿（因目前Workspace Studio還不能支援直接將回覆的信件寄回給原寄件人，所以先以撰寫一份郵件草稿來使用），所以我加入了Gmail中的“Draft an email”來設定寄送信件的內容。（主旨和內文都可以使用“十 Variables”來提取上面步驟使用過的欄位）
五、接下來，我們要請Workspace Studio自動發送一個Google Chat的訊息給自己，提醒我已經有順利的收到一封信件，也順利的把檔案上傳到雲端硬碟，所以我加入了Google Chat中的“Notify me in Chat”的功能，輸入了要傳給自己訊息的內容（內容可以使用“十 Variables”來提取上面用過步驟的欄位）
六、接下來因為我要彙整所有已繳交的教師名單，所以我要請Workspace Studio幫我在Google試算表中的最後一列新增一列資料，彙整已蒐集的相關資料（我的表格有識別用的Email ID、教師的姓名、還有繳交的日期，對應到的欄位就會是去抓Gmail的Email ID、寄件者的顯示名稱以及Google Chat張貼訊息的日期），所以我新增了一個Google試算表中的“Add a row”，設定好要新增那一列的資料（內容可以使用“十 Variables”來提取上面用過步驟的欄位）
七、接下來因為目前Workspace Studio沒有支援到全自動化的寄信（尚須人工確認階段），所以要提醒自己將上面步驟所擬的信件草稿寄信回去通知老師已確實收到相關附件，所以我要新增一個Google Task的工作任務提醒我在當天要把信件給寄回去給對方。所以我新增了Google Tasks的“Create a task”功能，新增一個任務提醒我要將信件草稿寄回給老師（內容可以使用“十Variables”來提取上面用過步驟的欄位）。
八、上面大概就完成了信件收信成功後的工作流程了，接下來要來處理的是，如果老師並沒有依照我的要求附件寄PDF檔給我的話，我要寫一封信件通知老師要重新寄信。所以我要加入一個“Check if”的判斷流程，設定當判斷的步驟不成立的話，再來設定接下來的工作流程。
九、之後的步驟就跟上面提過的大同小異，差別在信件和提醒的文字內容而已。所以我加入了Gmail中的“Draft an email”來設定寄送信件的內容。（主旨和內文都可以使用“十 Variables”來提取上面步驟使用過的欄位）
十、最後，請Google Chat發一個通知提醒我要記得把信件寄回通知老師，重新再寄送郵件給我，所以我加入了Google Chat中的“Notify me in Chat”的功能，輸入了要傳給自己訊息的內容（內容可以使用“十 Variables”來提取上面用過步驟的欄位）
至於為什麼這邊我沒有再擺一個Google Task來新增任務呢？
原因是因為我未來在追縱“已完成的任務”中就可以去看有哪些老師是已經繳交完畢
也可以追縱自己是不是已經把信件寄回給老師，不會全部都混在一起！
（當然這個流程的設計就看自己的需求來做，沒什麼對或錯喔！）
上面這張圖就是我這整個工作流程的「全部架構」
是不是可以發現Workspace Studio就是直接幫我們以「流程」的方式來串接各項工作
把整個Google Workspace的服務都放在裡面讓我們能夠自由的來設定
甚至將以往要一次只能執行一個工作的限制直接展開全部自動化的工作流
初步的實現了AI代理人的樣貌，但很可惜目前因為考量到AI可能還是會產生幻覺的關係
Gmail的部份還沒有辦法直接讓我們可以自動的寄出信件（記得剛開始好像有？！）
但我相信在未來這個功能愈來愈穩定時，一定會更加完善的！
好啦！以上就是看似簡單但好像又不那麼簡單的Workspace Studio的介紹
希望可以讓大家對這個工具有初步的認識
在這個AI的時代，如果有個工且能夠實現AI代理人的概念
幫我們自動化的完成許多平常鎖碎的事務，建立一個自動的工作流
相信對於很多的夥伴來說會是非常好的工具，讓我們一起動手作作看吧！😉
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