〈GFE〉- Gmail郵件合併寄送功能

 〈GFE〉- Gmail郵件合併寄送功能

1. 本功能目前只有開放Education Standard/PlusBusiness Standard/Plus、Enterprise Standard/Plus這幾個版本可以設定喔!(Education Standard不是一般學校常用的Education Fundamental版本請大家留意)
2. 此功能可以協助教師在以同一信件範本合併不同欄位內容寄送個別化信件

相信老師們不管是否兼任行政業務,一定都有遇過一個情形
一樣的信件內容,但因為對象的姓名、成績、還是關鍵字不同的關係
要分好幾次來寄送,先前在Google Apps Script有介紹大家一個好用的外掛工具 -
也有兩部操作的解析影片給大家參考:
  • Lesson Library:Gmail結合Google Sheets合併寄送個別化信件




  • Google GSO 線上研習-雲端辦公行政減壓-Gmail整合Sheet合併列印寄送客製化信件



現在~~Education Plus的版本就給你內建郵件合併的功能囉!就讓我們來看看吧...

Step 1:有上述版本的Gmail,在信件撰寫的地方可以看到右邊有一個“使用郵件合併功能”的按鈕,點下去之後,可以勾選開啟“郵件合併”的功能。(可以看到當此封郵件開啟郵件合併功能的時候,會顯示跟普通郵件不同的顏色主題)

Step 2:預設的內容可以針對Google帳戶“聯絡人”的各項資訊來做合併列印,預設可合併的欄位有『名字』、『姓氏』、『全名』、『電子郵件』,這個就要聯絡人設定的詳細才有辦法處理。所以如果單位內部的聯絡人是統一的話,用這個功能來寄送內部信件就很方便了!


Step 3:在寄發前要留意,若學校管理員沒有開通可以合併列印寄送單位外部郵件的話,則會顯示無法寄送外部郵件的訊息!

Step 4:另外,若開啟郵件合併的功能,系統預設會因為防止垃圾信件機制,在下方自動建立一個“取消訂閱”的連結,供使用者可取消此郵件合併的大量寄送;如把該文字刪除的話,可能會有機會該信件就會直接被判斷為垃圾信件而被歸類到垃圾信件夾。

Step 5:信件寄出後,收件者收到該封信件若為郵件合併寄送的話,會有明顯的顯示該封郵件為合併寄送,提醒收件人。(以防有些詐騙信件是以此為目的進行個資欺騙)
好啦!預設的功能基本上應該大家會覺得若沒有把聯絡人的資訊整理的十分齊全的話,這個功能可能不一定好,而且能合併的欄位數也就只有聯絡人的基本資料,在應用上相對來說可能比較不高,這邊提供郵件合併另外一個比較強大的功能:『從試算表新增』郵件合併

他是可以讓使用者自行在Google Sheets試算表中新增自己所需的欄位值(目前尚未支援中午欄位名稱),在書寫信件內容的時候就比較有自訂的自由度來應用,使用的方法也很簡單:

Step 1:跟前個方法一樣,在撰寫郵件的時候新增郵件合併的功能,選單會有一個『從試算表新增』可供點選,點下去後會開啟一個連結Google試算表的視窗(意謂著我們要先建立一個試算表在雲端硬碟中供郵件合併使用)

Step 2:以這個範例來說,我新增了一個Google試算表的檔案,欄位有“E-mail“、“name“(這兩個資訊在郵件合併中是必要選項喔!)、“Course”、“Money”,供信件合併時使用。【再說一次,目前尚未支援中文喔!

Step 3:選擇完畢後,Gmail會跳出基本需要指派連結的合併欄位,要將剛剛建立的試算表中欄位名稱跟預設系統所需的欄位做連結對應。(基本上我大部份是用電子郵件跟名字而已,畢竟國外有First name和Last name,我們的通用大概就是姓名一起就好)

Step 4:在撰寫郵件的同時,若有需要合併欄位的地方,直接輸入“@”的符號後,系統會自動帶出Google試算表中的欄位名稱供我們選擇使用,也是信件寄出後收件人會看到個別資訊的地方。(推測是程式的關係,建議@的前後加上空格,否則有時候會無法跳出選單)


Step 5:信件寄出後,收件人就可以收到個別化的信件內容了!

《後記:目前這個部份可能有些帳戶因為取消連結功能的問題無法進行寄送,查了查國外的資料,可能跟後台設定委派郵件的部份有關連,可能再請大家協助測試看看囉!若有解決的辦法,我再來補上》

張貼留言

0 留言