〈GFE〉- Google 文件的『分頁』(Document tabs)功能

1. 分頁功能在各版本都通用喔!還沒推播更新到的再等等就好
2. 本功能方便教師在Google文件的管理,各分頁之間的版面架構均獨立不相互影響

Google文件最近更新的一項新功能-『文件分頁』(Ducument tabs)👈點選進入官方說明頁面
以往Google文件在左邊的側邊欄會顯示文件的大綱階層內容
方便使用者在管理文件架構時可以快速的找尋需要的段落
但日子一久,會發現其實相同的Google文件每次為了重新編輯都要重新開一個檔案
久而久之相同類型的檔案就會占據非常多雲端硬碟的檔案數量
也造成檔案管理上的困擾!現在文件分頁(Document tabs)就來解決大家的問題啦~~😁

P.S:用下圖來比較一下舊版和新版的側欄有什麼不一樣的地方!


在介紹這個功能前,大家可以想像一下
就像Google試算表的檔案裡頭也會有許多不同的工作表一樣
現在Google文件也可以讓我們在同一個文件中新增許多不同的文件分頁
重點是各分頁又可以視為獨立的文件在運作不相互影響
就讓我們來看看要怎麼操作吧...💖

Step 1:當Google文件已更新document tabs功能後,可以看到文件的左側可以看到“文件分頁”的字樣,右邊的 “+” 可以讓我們在相同的文件中新增不同的文件分頁!


Step 2:點一下分頁右邊的快速選單 “” ,可以設定分頁的內容,也可以快速的點兩下分頁的名稱後,快速的設定分頁的“名稱”以及“自訂emoji表情符號”。

  • 新增子分頁:在分頁的下層再新增子分頁,類似資料夾管理的“槽狀結構”,分頁也可以自由的升降階級,也可以自由的拉到其他的分頁的子分頁中,自由度相當高(目前最多只能到第三層)。
  • 刪除:刪除分頁。
  • 複製:複製分頁。
  • 重新命名:重新命名分頁名稱。
  • 選擇表情符號:在分頁名稱前方加上自訂的emoji表情符號,增添分頁的辨視度
  • 複製連結:複製專屬此分頁的連結網址(註:此文件必須要有共用權限對方才可以用網址順利看到喔!)
  • 隱藏/顯示大綱:顯示此文件的大綱階層。
  • 上/下移:調整分頁在側邊欄的上/下順序。
  • 移入:將分頁移動到其他分頁的子分頁下(目前最多第三層架構)。
舉例來說,假設以重覆性質的會議記錄來說,可以利用表情符號辨別以往的會議記錄資料,以及目前正在編輯的資料;也可以透過表情符號來辨視許多不同類別的分頁屬性。

Step 3:在不同的分頁中,雖然是同一個Google文件,但每個分頁的版本格式各自獨立不受相互影響,Google文件中各分頁不管是在“頁首/尾”、“邊界“、“分頁/不分頁模式”…等,在各分頁之中都是各自獨立的。

Step 4:Google文件的各分頁都有各自獨立的網址連結,我們可以直接將該分頁的連結複製給共用對象,也可以在任何文件中使用超連結的方式來使用。

要留意的是,就算今天只有複製其中一個分頁的連結,對方還是可以看到全部的分頁狀況喔!(只有差別在點進去看到的起始頁面是哪一頁而已)



※:值得留意和提醒的是,雖然各分頁之間各自獨立方便管理,但我們無法針對各個分頁來進行共用與否的設定,也就是說,在同一個Google文件中,只要擁有編輯權/檢視權的對象,都可以編輯/檢視這份Google文件中的任何一個頁面,雖然概念上跟Google試算表的工作表差不多,但是目前無法像試算表一樣針對各個工作表來設定權限的,這點就需要稍微留意一下!

分頁功能的應用有很多種,不管是教學上還是行政資料上,都能夠讓我們更方便的來管理Google文件,不至於像以前一樣在資料夾中同樣類型的檔案需要一直開新的檔案,讓整個雲端硬碟的文件檔案零亂不堪。
對行政來說,或許可以把同學期的固定會議檔案放在同一份文件中;對教學的老師來說,也可以把相同的教材文件就統一放在同一份Google文件裡,不用再像以前一樣要大海撈針在資料夾中尋找檔案。

一個貼心的更新功能,大家動手試試看吧!😉

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